Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

NELSON EDUARDO CASTIBLANCO SEPÚLVEDA, quien opera comercialmente bajo la marca SYSTEMNECS (en adelante, «SYSTEMNECS», «nosotros» o «el Responsable»), es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus sitios web, aplicaciones y canales de atención.

2. Alcance de esta política

Esta política se aplica al tratamiento de datos personales realizado por SYSTEMNECS en el marco de los siguientes servicios:

• systemnecs.com — sitio web corporativo y de producto.
• GymAdmin (gymadmin.systemnecs.com) — aplicación web de gestión y administración de gimnasios: miembros, planes, suscripciones, pagos y reportes.
• NecsChat (chat.systemnecs.com) — plataforma de atención y mensajería a través de WhatsApp Business.
• Advisor Hub (advisor-hub.systemnecs.com) — herramienta web para asesores financieros independientes: organización de su cartera de contactos, seguimiento comercial, trabajo en red con otros asesores y calculadoras financieras.
• Nuestros canales de atención al cliente, incluido WhatsApp y el correo electrónico.

Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes del régimen colombiano de protección de datos personales.

3. Datos personales que tratamos

3.1. Datos de nuestros clientes y usuarios

Son los datos de quienes contratan nuestros servicios y de las personas que acceden a las plataformas con una cuenta de usuario.

Categoría	Datos
Identificación	Nombre completo, documento de identidad
Contacto	Correo electrónico, teléfono, dirección física
Cuenta	Nombre de usuario, contraseña cifrada, rol, registro de accesos
Verificación	Constancia de que el correo electrónico y el número de WhatsApp fueron verificados mediante un código, y de la aceptación de esta política y de los Términos
Perfil profesional	Fotografía, cargo, marca y datos de contacto que el usuario decide mostrar en los informes que genera la plataforma
Transaccionales	Planes contratados, pagos, suscripciones, facturación
Técnicos	Dirección IP, tipo de navegador, fecha y hora de acceso

3.2. Datos de miembros de gimnasios

GymAdmin permite a cada gimnasio administrar la información de sus propios miembros. Esos datos se tratan por cuenta y bajo instrucciones del gimnasio:

Categoría	Datos
Identificación	Nombre completo, documento de identidad, fecha de nacimiento
Contacto	Teléfono, correo electrónico, contacto de emergencia
Membresía	Plan contratado, fechas de inicio y vencimiento, estado de la suscripción, historial de renovaciones
Pagos	Importes, fechas, medio de pago y estado de cada cobro
Asistencia	Registro de ingresos al establecimiento, cuando el gimnasio active esa función

3.3. Datos de los contactos de los asesores (Advisor Hub)

Advisor Hub permite a cada asesor financiero organizar la información de sus propios contactos: clientes, prospectos y personas referidas. Esos datos los registra el asesor, ya sea uno a uno, importándolos desde una hoja de cálculo o a través de los formularios de captación que él mismo crea y comparte, y se tratan por su cuenta y bajo sus instrucciones:

Categoría	Datos
Identificación	Nombre completo, documento de identidad, fecha de nacimiento
Contacto	Teléfono, correo electrónico, empresa donde trabaja, persona que lo refirió
Comerciales	Etapa en el proceso comercial, origen, etiquetas, productos de interés y productos contratados, semanas de cotización declaradas por el propio contacto
Seguimiento	Notas del asesor, historial de gestiones, tareas y próximas acciones

Quién puede ver la cartera de un asesor:

• Únicamente el propio asesor. Ningún otro usuario de la plataforma puede ver su cartera.
• Cuando un asesor decide transferir un contacto a otro asesor con el que se ha vinculado previamente y de mutuo acuerdo, ese contacto pasa a ser gestionado por el asesor que lo recibe, y quien lo transfirió conserva la posibilidad de consultar su seguimiento. Transferir es una decisión del asesor, que actúa como responsable frente al contacto. Ambos asesores responden, cada uno, por el uso que hagan de esos datos.
• El personal de SYSTEMNECS no consulta el contenido de las carteras, salvo cuando el propio asesor lo solicite para atender un problema de soporte, cuando sea necesario para la seguridad de la plataforma o cuando lo exija una autoridad competente.

Si usted es contacto de un asesor que usa Advisor Hub y desea ejercer sus derechos, puede dirigirse directamente al asesor o a nosotros, y trasladaremos su solicitud al asesor responsable.

3.4. Datos recolectados a través de WhatsApp

Detallados en la sección 4 de esta política.

4. Tratamiento de datos a través de WhatsApp y Google

SYSTEMNECS utiliza la Plataforma de WhatsApp Business (Cloud API), provista por Meta Platforms, Inc., para comunicarse con usuarios y clientes que nos escriben voluntariamente al número +57 321 980 8553.

4.1. Qué datos recibimos

Cuando usted nos escribe por WhatsApp, recibimos y almacenamos:

• Su número de teléfono.
• El nombre de perfil que usted tenga configurado en WhatsApp.
• El contenido de los mensajes que nos envía: texto, imágenes, documentos, audios, ubicaciones y demás archivos adjuntos.
• Metadatos técnicos: identificador del mensaje, fecha y hora, y estados de entrega y lectura.

4.2. Para qué los usamos

• Responder a sus consultas, solicitudes de soporte y requerimientos comerciales.
• Mantener el historial de la conversación para dar continuidad a la atención.
• Enviar notificaciones operativas relacionadas con un servicio que usted haya contratado —por ejemplo, recordatorios de vencimiento de la membresía o confirmaciones de pago—, siempre que usted lo haya autorizado.

4.3. Qué NO hacemos

• No vendemos ni cedemos su número de teléfono ni el contenido de sus conversaciones a terceros con fines comerciales.
• No utilizamos sus conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial de terceros.
• No le enviamos mensajes masivos no solicitados.

4.4. Papel de Meta

Los mensajes intercambiados a través de WhatsApp transitan por la infraestructura de Meta Platforms, Inc., que actúa como proveedor del servicio de mensajería. El tratamiento que Meta realiza de esos datos se rige por sus propias políticas, disponibles en whatsapp.com/legal/privacy-policy. SYSTEMNECS no controla dicho tratamiento.

4.5. Asistente automático

Los comercios que usan NecsChat pueden activar un asistente automático que responde a los mensajes de sus clientes. Cuando está activo, el contenido de la conversación se envía a Anthropic, PBC, proveedor del modelo de inteligencia artificial, con el único fin de generar la respuesta. De acuerdo con sus condiciones comerciales, Anthropic no utiliza ese contenido para entrenar sus modelos.

El asistente se identifica como automático si se le pregunta, y usted puede pedir en cualquier momento que lo atienda una persona del comercio.

4.6. Integración con Google Calendar

Los comercios que usan NecsChat pueden conectar, de forma opcional, la cuenta de Google de su agenda para que las citas que piden sus clientes por WhatsApp queden en su Google Calendar. La conexión la activa el propio comercio, que la autoriza en la pantalla de permisos de Google.

Qué datos de Google usamos:

• La dirección de correo de la cuenta de Google conectada, para mostrarle al comercio qué cuenta tiene conectada.
• La disponibilidad del calendario (si un horario está libre u ocupado), para no proponer horarios que ya están tomados. NecsChat no ve el título, la descripción ni los asistentes de los demás eventos del comercio.
• Los eventos que NecsChat crea para las citas: su fecha y hora, el nombre del cliente y el motivo de la cita. NecsChat solo crea, modifica o borra esos eventos.

Qué guardamos:

• La autorización de Google (el token de actualización), cifrada en nuestra base de datos.
• De cada cita: el identificador del evento en Google, la fecha y hora de inicio y fin, el nombre del cliente y el motivo.

Con quién lo compartimos:

• Los datos de cada cita se envían a Google para crear el evento en el calendario del comercio.
• Si el comercio usa el asistente automático (sección 4.5), el asistente recibe solo los horarios disponibles para poder proponerlos al cliente, nunca el contenido de otros eventos.
• No vendemos los datos de Google, no los usamos para publicidad y no los compartimos con nadie más, salvo obligación legal.

Uso limitado:

• Usamos los datos de Google únicamente para agendar las citas del comercio en su propio calendario.
• No los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial ni de aprendizaje automático.
• Ninguna persona de SYSTEMNECS los lee, salvo con autorización expresa del comercio, para atender un problema de seguridad o por obligación legal.

Cómo retirar el permiso: el comercio puede desconectar su calendario en cualquier momento desde la pantalla de agenda de NecsChat, lo que revoca la autorización y borra el token. También puede retirarlo desde myaccount.google.com/permissions. Los eventos ya creados se quedan en su calendario, porque son suyos.

4.7. Verificación de cuentas por WhatsApp (Advisor Hub)

Para crear una cuenta en Advisor Hub y para acceder a ella, el asesor debe verificar su número de WhatsApp con un código de un solo uso que le enviamos desde nuestro número, a través de una plantilla de autenticación de la Plataforma de WhatsApp Business. Ese mensaje contiene únicamente el código.

• Usamos el número para verificar la identidad del usuario y evitar cuentas falsas o duplicadas.
• Del código guardamos solo una huella cifrada, nunca el código en claro, y caduca a los pocos minutos.
• No usamos ese número para enviar publicidad.

4.8. Acceso con Google (Advisor Hub)

El asesor puede registrarse y entrar en Advisor Hub con su cuenta de Google. En ese caso, Google nos comunica únicamente su nombre, su dirección de correo electrónico, la confirmación de que ese correo está verificado y un identificador de la cuenta. No accedemos a sus contactos, su correo, sus archivos ni ningún otro dato de su cuenta de Google, y no guardamos su contraseña de Google.

5. Finalidades del tratamiento

Tratamos sus datos personales para las siguientes finalidades:

1. Prestar, mantener y mejorar los servicios contratados.
2. Gestionar el registro, la autenticación y la seguridad de las cuentas de usuario, incluida la verificación del correo electrónico y del número de WhatsApp mediante códigos de un solo uso.
3. Administrar membresías, planes y suscripciones, incluidos sus vencimientos y renovaciones.
4. Procesar pagos y emitir los documentos de facturación correspondientes.
5. Atender consultas, solicitudes, quejas y reclamos por cualquiera de nuestros canales.
6. Enviar comunicaciones operativas y de servicio, como recordatorios de vencimiento, confirmaciones de pago o el resumen diario de tareas pendientes, que el usuario puede desactivar desde su cuenta.
7. Enviar comunicaciones comerciales, únicamente con autorización previa y expresa.
8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridad competente.
9. Generar estadísticas y reportes agregados que no permiten identificar a personas concretas.

6. Autorización del titular

La autorización para el tratamiento de sus datos se obtiene de manera previa, expresa e informada, por cualquiera de estos medios:

• Al aceptar esta política durante el registro en nuestras plataformas.
• Al escribirnos voluntariamente por WhatsApp, lo que constituye autorización para responderle por ese mismo canal.
• Al inscribirse como miembro de un gimnasio que utiliza GymAdmin, mediante la autorización que recoge el propio establecimiento.
• Al ser registrado como contacto de un asesor que utiliza Advisor Hub, mediante la autorización que debe recoger el propio asesor como responsable, incluido cuando la persona diligencia un formulario de captación del asesor.

Conservamos la constancia de la aceptación de esta política por parte de los usuarios registrados —con la versión aceptada, la fecha y la hora—, para poder acreditarla cuando sea necesario.

El suministro de datos de menores de edad es siempre facultativo y requiere autorización del representante legal.

7. Transferencia y transmisión a terceros

Podemos compartir sus datos personales únicamente con:

Tercero	Finalidad
Meta Platforms, Inc.	Prestación del servicio de mensajería de WhatsApp Business y envío de los códigos de verificación por WhatsApp
Anthropic, PBC	Generación de las respuestas del asistente automático de NecsChat, cuando el comercio lo activa
Contabo GmbH	Alojamiento de la infraestructura de servidores
Google LLC	Almacenamiento de las copias de seguridad de la base de datos, calendario del comercio cuando conecta Google Calendar a NecsChat, e inicio de sesión con Google cuando el usuario lo elige
Pasarelas de pago	Procesamiento de transacciones
Proveedores de correo y SMS	Envío de notificaciones
Autoridades competentes	Cumplimiento de obligaciones legales o requerimientos judiciales

Estos terceros actúan como encargados del tratamiento y están obligados a usar los datos exclusivamente para la finalidad encomendada. No vendemos datos personales.

8. Transferencia internacional de datos

Nuestra infraestructura de servidores está ubicada en Núremberg, Alemania (Unión Europea), y algunos de nuestros proveedores —entre ellos Meta Platforms, Anthropic y Google— operan desde Estados Unidos. Por tanto, sus datos personales pueden ser transferidos y almacenados fuera de Colombia.

Al aceptar esta política, usted autoriza dicha transferencia internacional. En el caso de la Unión Europea, se trata de un territorio que ofrece niveles adecuados de protección de datos conforme a los estándares exigidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Plazo de conservación

Conservamos sus datos personales durante los siguientes plazos:

• Datos de cuenta y servicio: mientras la relación contractual esté vigente.
• Datos de miembros de gimnasio: mientras la membresía esté activa y durante el tiempo que el gimnasio determine como responsable, sin perjuicio de los plazos legales.
• Contactos de los asesores en Advisor Hub: mientras la cuenta del asesor esté vigente y durante el tiempo que el asesor determine como responsable. Tras la cancelación de la cuenta, se eliminan o anonimizan a solicitud del asesor o al vencer el plazo previsto en los Términos y Condiciones.
• Constancia de aceptación de esta política y de los Términos: mientras la cuenta esté vigente y durante el plazo de prescripción de las acciones legales que pudieran derivarse de la relación.
• Conversaciones de WhatsApp: hasta 24 meses desde el último mensaje, salvo que solicite su eliminación antes.
• Autorización de Google Calendar: hasta que el comercio desconecte su calendario o cierre su cuenta.
• Citas agendadas: mientras la cuenta del comercio esté vigente, como historial de su agenda.
• Información contable y tributaria: el plazo exigido por la legislación colombiana, actualmente de diez (10) años.

Vencidos estos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible.

10. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer qué datos suyos tratamos y acceder a ellos de forma gratuita.
• Actualizar y rectificar los datos inexactos, incompletos o desactualizados.
• Solicitar prueba de la autorización que usted otorgó.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

11. Cómo ejercer sus derechos

Puede ejercer cualquiera de estos derechos por los siguientes canales:

• Correo electrónico a gerencia@systemnecs.com, con el asunto «Protección de datos».
• WhatsApp al +57 321 980 8553.
• Comunicación escrita a Calle 3 # 18-55, Cúcuta, Norte de Santander, Colombia.

Indique su nombre completo, documento de identidad, el derecho que desea ejercer y un canal de contacto. Responderemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables conforme a la ley.

Para eliminar sus datos, consulte el procedimiento detallado en Eliminación de datos.

12. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger sus datos:

• Cifrado en tránsito mediante TLS/HTTPS en todos nuestros servicios.
• Almacenamiento de contraseñas mediante funciones hash de un solo sentido.
• Cifrado de credenciales y secretos sensibles en reposo.
• Control de acceso basado en roles y autenticación por token.
• Separación lógica de la información de cada cuenta, de modo que ningún usuario puede consultar la de otro.
• Verificación de la identidad de los usuarios por correo electrónico y, en Advisor Hub, también por WhatsApp.
• Cortafuegos, protección contra ataques de fuerza bruta y limitación de peticiones.
• Copias de seguridad periódicas de las bases de datos, con acceso restringido.
• Registro de auditoría de las operaciones sobre datos personales.

Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de un incidente que comprometa sus datos personales, se lo notificaremos y lo reportaremos a la autoridad competente conforme a la ley.

13. Datos de menores de edad

El tratamiento de datos de menores de edad es excepcional y siempre facultativo. Solo lo realizamos cuando responde al interés superior del menor, con autorización del padre, madre o representante legal, y respetando los derechos fundamentales del niño, niña o adolescente.

En el caso de gimnasios que inscriben menores como miembros, el titular del establecimiento es responsable de obtener dicha autorización antes de registrar sus datos en nuestra plataforma.

14. Cookies y tecnologías similares

Nuestras plataformas usan cookies y almacenamiento local del navegador con fines estrictamente funcionales: mantener su sesión iniciada, recordar preferencias de interfaz y garantizar la seguridad de la aplicación.

No utilizamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros. Puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador, aunque algunas funciones podrían dejar de operar correctamente.

15. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La versión vigente siempre estará publicada en esta página, con su fecha de actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, se lo comunicaremos por correo electrónico o mediante un aviso en la plataforma con al menos diez (10) días hábiles de antelación.

16. Contacto

Para cualquier duda sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos personales, escríbanos:

Si considera que no hemos atendido adecuadamente su solicitud, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (sic.gov.co).