Términos y Condiciones del Servicio

1. Objeto y aceptación

Estos Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de los sitios web, plataformas y servicios ofrecidos por SYSTEMNECS (en adelante, «los Servicios»).

Al registrarse, contratar o utilizar cualquiera de los Servicios, usted declara que ha leído, entendido y aceptado estos Términos en su totalidad. Cuando la plataforma lo solicite, la aceptación se manifiesta marcando la casilla correspondiente, y SYSTEMNECS conserva la constancia de la versión aceptada, la fecha y la hora. Si no está de acuerdo con ellos, debe abstenerse de utilizar los Servicios.

2. Identificación del prestador

3. Descripción de los servicios

SYSTEMNECS ofrece, entre otros, los siguientes servicios de software como servicio (SaaS):

• GymAdmin — aplicación web de gestión y administración de gimnasios: altas de miembros, planes, suscripciones, cobros, control de vencimientos y renovaciones, y reportes de la operación.
• NecsChat — plataforma de atención al cliente y mensajería a través de WhatsApp Business, que permite recibir, gestionar y responder conversaciones desde una interfaz web y, de forma opcional, agendar citas en el Google Calendar del comercio.
• Advisor Hub — herramienta web para asesores financieros independientes: organización de la cartera de contactos y su seguimiento comercial, trabajo en red con otros asesores mediante la transferencia de contactos y calculadoras financieras de uso ilustrativo. Sus condiciones particulares se recogen en la sección 7.

Los Servicios se prestan «tal cual» y pueden evolucionar. Nos reservamos el derecho de añadir, modificar o descontinuar funcionalidades, informándole con antelación razonable cuando el cambio afecte de forma sustancial al servicio contratado.

4. Registro y cuenta de usuario

Para acceder a los Servicios debe crear una cuenta. Al hacerlo, usted se compromete a:

• Suministrar información veraz, exacta, actual y completa.
• Mantener actualizados sus datos de contacto y facturación.
• Custodiar la confidencialidad de sus credenciales de acceso.
• Notificarnos de inmediato cualquier uso no autorizado de su cuenta.

Usted es responsable de toda actividad realizada desde su cuenta. Debe ser mayor de edad y tener capacidad legal para contratar.

5. Uso aceptable

Al usar los Servicios, usted se obliga a NO:

• Vulnerar la ley colombiana o cualquier normativa que le resulte aplicable.
• Enviar comunicaciones no solicitadas, spam o contenido fraudulento.
• Suplantar la identidad de otra persona o entidad.
• Intentar acceder sin autorización a sistemas, cuentas o datos de terceros.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar o extraer el código fuente de las plataformas.
• Introducir software malicioso o ejecutar acciones que degraden el servicio.
• Usar los Servicios para almacenar o difundir contenido ilícito, difamatorio o que vulnere derechos de terceros.
• Revender o ceder el acceso a los Servicios sin autorización escrita previa.

5.1. Datos de terceros

Si usted carga en la plataforma datos personales de terceros —por ejemplo, los miembros de su gimnasio—, actúa como responsable del tratamiento frente a esas personas, y SYSTEMNECS actúa como encargado. Es su obligación obtener de ellos las autorizaciones legalmente exigibles, informarles de las finalidades del tratamiento y atender las solicitudes que le dirijan sobre sus datos.

6. Condiciones específicas de WhatsApp y Google Calendar

El uso de las funcionalidades de mensajería está sujeto, además de a estos Términos, a las políticas de Meta Platforms, Inc.:

• Política Comercial de WhatsApp Business
• Términos de WhatsApp Business

Al utilizar estas funcionalidades, usted reconoce y acepta que:

• Debe contar con el consentimiento previo (opt-in) de los destinatarios antes de enviarles mensajes.
• Debe atender y respetar las solicitudes de baja de forma inmediata.
• Fuera de la ventana de atención de 24 horas, solo pueden enviarse plantillas aprobadas por Meta.
• Meta puede aplicar límites de envío, calificar la calidad de su número o restringirlo si recibe reportes negativos de los usuarios.
• El coste de los mensajes facturables lo determina Meta según sus tarifas vigentes.
• SYSTEMNECS no responde por suspensiones, bloqueos o restricciones impuestas por Meta sobre su cuenta o su número.

6.1. Integración con Google Calendar

NecsChat permite, de forma opcional, conectar la cuenta de Google del comercio para agendar en su Google Calendar las citas que piden sus clientes. Al conectarla, usted reconoce y acepta que:

• Autoriza a NecsChat a consultar si su calendario está libre u ocupado y a crear, modificar y borrar los eventos de las citas que agenda.
• Es responsable de su calendario, de los horarios que configura en NecsChat y de atender las citas que se agenden en él.
• Puede desconectar su calendario en cualquier momento desde NecsChat o desde su cuenta de Google. Los eventos ya creados se quedan en su calendario.
• El uso de su cuenta de Google se rige también por las Condiciones del Servicio de Google.
• SYSTEMNECS no responde por fallos, interrupciones o cambios de Google que impidan consultar el calendario o crear una cita.

El tratamiento de los datos de Google se describe en la Política de Privacidad.

7. Condiciones específicas de Advisor Hub

Además de lo previsto en el resto de estos Términos, el uso de Advisor Hub se rige por las siguientes condiciones. En caso de contradicción, prevalecen las de esta sección.

7.1. Naturaleza del servicio

Advisor Hub es una herramienta tecnológica de organización y apoyo a la gestión comercial. SYSTEMNECS no es una entidad financiera, aseguradora ni administradora de fondos, no está vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia y no presta asesoría financiera, tributaria, pensional ni de inversión. SYSTEMNECS no ofrece, promueve, intermedia ni comercializa productos financieros, y no es parte de la relación entre el asesor y sus clientes, ni de los acuerdos entre el asesor y las entidades cuyos productos ofrece.

7.2. Calculadoras e informes

• Los resultados de las calculadoras son estimaciones ilustrativas que dependen de los datos que introduce el usuario y de parámetros —salario mínimo, UVT, tasas, inflación, rentabilidades, tasa de cambio, reglas pensionales— que pueden no estar actualizados o no ajustarse al caso concreto. El usuario puede modificarlos en cada uso.
• No constituyen una recomendación, una oferta, una proyección garantizada ni un concepto profesional, y no garantizan rentabilidades, montos de pensión ni ningún otro resultado.
• El asesor es el único responsable de verificar los cálculos y los parámetros antes de presentarlos, de la información que entrega a sus clientes y de los informes que genera con su nombre, su fotografía o su marca.

7.3. La cartera del asesor y los datos de sus contactos

• Los contactos que el asesor registra, importa o capta a través de sus formularios son suyos. El asesor actúa como responsable de su tratamiento y SYSTEMNECS como encargado, en los términos de la Política de Privacidad.
• El asesor declara y garantiza que cuenta con la autorización previa, expresa e informada de cada persona cuyos datos registra, también para compartirlos con otros asesores cuando decida transferirlos, y que atenderá las consultas y reclamos que esas personas le dirijan.
• Ningún otro asesor puede ver la cartera de un asesor. SYSTEMNECS no vende, cede ni utiliza esos datos con fines publicitarios, y nunca se comunica por su cuenta con los contactos de los asesores.
• El asesor mantendrá indemne a SYSTEMNECS frente a cualquier reclamación, sanción o daño derivado de datos que haya registrado sin la debida autorización o del uso que haga de ellos.

7.4. Trabajo en red y transferencia de contactos

• Dos asesores solo pueden transferirse contactos después de haberse vinculado de mutuo acuerdo dentro de la plataforma.
• Transferir un contacto es una decisión exclusiva del asesor que lo transfiere. Desde ese momento lo gestiona el asesor que lo recibe, que pasa a responder por el tratamiento que haga de esos datos, y quien lo transfirió conserva la posibilidad de consultar su seguimiento.
• Los acuerdos entre asesores —comisiones, referidos, reparto de clientes o cualquier otro— son ajenos a SYSTEMNECS, que no interviene en ellos ni responde por su cumplimiento, por la calidad de la gestión de otro asesor ni por las controversias que surjan entre ellos.

7.5. Comunicaciones del asesor con sus contactos

Las funciones de WhatsApp, llamada y mensajes frecuentes abren las aplicaciones del propio dispositivo del asesor con el mensaje preparado: los mensajes los envía el asesor, desde su número y bajo su responsabilidad. Le corresponde cumplir las normas aplicables a las comunicaciones comerciales, incluida la Ley 2300 de 2023 sobre los canales, horarios y frecuencia de contacto con los consumidores, y respetar las solicitudes de no ser contactado.

7.6. Cuenta personal y verificación

• Cada cuenta corresponde a una sola persona y es intransferible. Para crearla y acceder a ella es necesario verificar el correo electrónico y un número de WhatsApp propio, que solo puede estar asociado a una cuenta.
• El asesor es responsable de la custodia de sus credenciales y del acceso a su correo y a su WhatsApp.

7.7. Acceso gratuito temporal

Durante el período de lanzamiento, SYSTEMNECS puede ofrecer acceso gratuito a Advisor Hub. Ese acceso es temporal: SYSTEMNECS podrá darlo por terminado, modificar sus condiciones o establecer una tarifa, informándolo al usuario con antelación por correo electrónico o mediante un aviso en la plataforma. Si al terminar el período gratuito el usuario no contrata un plan, su cuenta podrá quedar en modo de solo consulta o ser suspendida, sin que ello genere indemnización alguna. Las calculadoras pueden seguir ofreciéndose de forma gratuita, a discreción de SYSTEMNECS.

7.8. Copia de los datos

El asesor puede solicitar en cualquier momento, escribiendo a gerencia@systemnecs.com, una copia de su cartera de contactos en un formato de uso común, como una hoja de cálculo. SYSTEMNECS la entregará dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud, previa verificación de la identidad del solicitante.

8. Precios, pagos y suscripciones

• Los precios vigentes se informan antes de la contratación y se expresan en pesos colombianos (COP), salvo indicación expresa.
• Las suscripciones se facturan por períodos anticipados y se renuevan automáticamente salvo cancelación.
• Puede cancelar la renovación en cualquier momento; la cancelación surte efecto al final del período ya pagado.
• Salvo disposición legal en contrario, los importes correspondientes a períodos ya iniciados no son reembolsables.
• El impago puede dar lugar a la suspensión del Servicio tras una notificación previa.
• Los costes de mensajería de WhatsApp facturados por Meta son independientes de las tarifas de SYSTEMNECS.

9. Datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de Privacidad, que forma parte integral de estos Términos. Para solicitar la eliminación de sus datos, consulte Eliminación de datos.

10. Propiedad intelectual

El software, el código fuente, el diseño, las marcas, los logotipos y la documentación de los Servicios son propiedad exclusiva de SYSTEMNECS y están protegidos por la legislación de propiedad intelectual.

La contratación de los Servicios otorga una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable de uso, durante la vigencia del contrato y exclusivamente para los fines previstos. No supone cesión alguna de derechos de propiedad intelectual.

Los datos que usted carga en la plataforma siguen siendo suyos. Puede exportarlos desde las plataformas que ofrecen esa función o solicitarnos una copia, y los eliminaremos a su solicitud, en los términos descritos en la Política de Privacidad.

11. Disponibilidad del servicio

Trabajamos para mantener los Servicios disponibles de forma continua, pero no garantizamos una disponibilidad del 100 %. El servicio puede interrumpirse por mantenimiento programado, incidencias técnicas, fallos de proveedores externos o causas de fuerza mayor.

Las paradas de mantenimiento programado se comunicarán con antelación razonable y se realizarán, siempre que sea posible, en horarios de baja actividad.

12. Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley colombiana:

• Los Servicios se prestan «tal cual» y «según disponibilidad», sin garantías implícitas de idoneidad para un fin determinado.
• No respondemos por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad o daños punitivos.
• No respondemos por fallos, suspensiones o cambios de política de proveedores externos, en particular de Meta Platforms, Inc. y Google LLC.
• No respondemos por el uso que usted haga de los Servicios ni por el incumplimiento de sus obligaciones frente a terceros.
• No respondemos por las decisiones financieras, comerciales, pensionales o de inversión que usted o sus clientes tomen a partir de la información, los cálculos o los informes que generen las plataformas.
• No respondemos por las relaciones, acuerdos o controversias entre usuarios, ni por el tratamiento que un usuario haga de los datos que otro le haya transferido.
• Nuestra responsabilidad máxima acumulada se limita al importe efectivamente pagado por usted en los doce (12) meses anteriores al hecho que originó la reclamación.

Ninguna cláusula de estos Términos excluye la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos irrenunciables que la legislación colombiana de protección al consumidor reconozca a los usuarios.

13. Suspensión y terminación

Podemos suspender o cancelar su acceso, con notificación previa cuando sea razonablemente posible, si:

• Incumple estos Términos de forma grave o reiterada.
• Mantiene importes impagados tras el requerimiento correspondiente.
• Usa los Servicios de forma que ponga en riesgo la seguridad o el funcionamiento de la plataforma.
• Lo exige una orden de autoridad competente.

Usted puede cancelar su cuenta en cualquier momento. Tras la terminación, dispondrá de un plazo de treinta (30) días calendario para exportar sus datos o solicitarnos una copia, transcurrido el cual podrán ser eliminados, salvo los que debamos conservar por obligación legal.

14. Modificaciones

Podemos modificar estos Términos para adaptarlos a cambios legales, técnicos o comerciales. Los cambios sustanciales se comunicarán por correo electrónico o mediante aviso en la plataforma con al menos quince (15) días calendario de antelación.

Si continúa utilizando los Servicios tras la entrada en vigor de los cambios, se entenderá que los acepta. Si no está de acuerdo, puede cancelar su cuenta antes de esa fecha.

15. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia derivada de su interpretación o ejecución se someterá a los jueces y tribunales competentes de la ciudad de Cúcuta, Norte de Santander, sin perjuicio de los fueros de protección al consumidor que la ley reconozca al usuario.

Si alguna cláusula fuese declarada nula o inaplicable, las restantes mantendrán plena vigencia.

16. Contacto